これから起業をする方やスタートアップを考えている方に、バーチャルオフィスの需要が注目されています。ビジネスを行う上で自宅を事務所とすることも多くありますが、ホームページなどに住所を明記する必要があり、防犯上の観点などで抵抗を感じるケースも少なくありません。近年では、在宅でフリーランスとして働く方や、ネットビジネスを中心に生計を立てる方、副業を始める方などが増加しています。このような個人経営の方にとっても、バーチャルオフィスは利便性が高く好まれております。
一方で、バーチャルオフィスは似通った言葉であるレンタルオフィスやコワーキングスペース、私書箱と混在して認識している方も少なくありません。そこで今回は、コロナ禍で注目度が高まるバーチャルオフィスの概要やメリット・デメリットなどについてポイントを中心に紹介していきます。
バーチャルオフィスとは？
そもそもバーチャルオフィス（virtual office）とは、直訳すると「仮想の事務所・オフィス」のことを指します。その名の通り物理的な場所を必要とせず、事務所は無いものの事務所と同じ機能を仮想空間の中で構築することが可能です。インターネット回線の発達やスマートフォンの普及などによって在宅で仕事を行うビジネスが増加した背景もあり、日本でもバーチャルオフィスを利用する経営者が増加傾向にあります。バーチャルオフィスでは実際に物件を借りることなく自宅とは別に住所を構えることができるため、フリーランスの方や、スモールスタートを目指したり個人でスタートアップ企業を立ち上げる方に非常に好まれています。
レンタルオフィスとの違い
バーチャルオフィスと聞くと、レンタルオフィス・コワーキングスペース・私書箱とは何が違うのか迷われる方が多くいます。そこで、それぞれのサービスとの違いについて紹介していきます。
まずレンタルオフィスとは、実際に働く場所として実在する事務所をレンタルして利用できる仕組みのことを指します。物件を一から借りる場合、机や椅子、電話やネット環境、コピー機などを一から取り揃えなければなりません。その点、多くのレンタルオフィスでは備品として机や椅子、電話やネット環境が揃っているケースが多いです。会議スペースやネット環境、コピー機なども、共用ではあるものの自由に使えるケースがほとんどであるため、一から揃えなくてもすぐに事務所として活用することが可能となります。
コワーキングスペースとの違い
コワーキングスペースは、コミュニティ形成に重きを置いたワーキングスペースのことを指します。座席が決まっていない「フリーアドレス形式」が採用されていることが多く、他の利用者とのコミュニケーションが取りやすいのが特徴です。コワーキングスペースを利用する際の費用は、時間単位（ドロップイン）制と月額料金制に分かれます。基本的に初期費用は掛からず、時間単位制の場合1時間あたり500円程度、月額料金制では月1万円程度で利用することができるため、コスト面でも効率的に活用することが可能です。
私書箱との違い
私書箱とは郵便物や宅配便を受け取り保管・転送してくれるサービスのことを指します。利用者は月額費用を支払うだけで、郵便物を気にせず重要書類などの紛失を未然に防ぐだけでなく、固定電話があれば電話転送を受けることも可能です。自宅住所が外部に漏れることなく郵便物や宅配便を活用できるため、プライバシー保護の点でも有効活用することができます。
バーチャルオフィスのよくあるサービス内容
続いて、バーチャルオフィスのよくあるサービス内容を紹介していきます。
基本的なサービス一覧
バーチャルオフィスの基本的なサービスは以下の通りです。
・住所貸し
・郵便物の転送
・電話番号・FAX番号の利用
それぞれの項目についてポイントを中心に紹介していきます。
住所貸し
バーチャルオフィスの一番の特徴は、実際に土地や住居を用意しなくとも事務所として住所貸しを利用できる点です。法人として登記を行う上で、登記住所は必須となります。ECサイトを運営している場合であれば、特定商取引法に基づく表示として住所を明記しなければなりません。コストを抑えプライバシーにも配慮した形で効率的に起業するにあたって、住所貸しが利用できるバーチャルオフィスは効果的です。
郵送物の転送
BtoB、BtoC問わずビジネスを行っていれば顧客やユーザーとの郵便・配送物のやりとりが必ず発生します。バーチャルオフィスでは自宅以外の住所であっても郵便物の転送が可能です。転送の頻度や手数料、郵送料などは提供するサービスによって異なりますが、住所を開示せずとも効率的に運用することができるようになります。
電話番号・FAX番号の利用
電話番号やFAX番号の利用もビジネスシーンには欠かせません。日々の業務は携帯電話で済んでいたとしても、固定電話の有無で企業イメージが異なる場合も多々あります。多くのバーチャルオフィスでは固定電話サービスが用意されており、電話やFAXの自動転送や受付代行を依頼することも可能です。
オプションサービス一覧
この他にも、バーチャルオフィスではビジネスを効率的に行う上で様々な支援サービスが各社よりオプションとして提供されています。
会議室の利用
企業との打ち合わせの際には、会議室の利用が可能であると便利です。喫茶店での打ち合わせなども考えられますが、席が埋まっている場合など急な利用時には対応できないこともあります。多くのバーチャルオフィスでは、オプションとして会議室を備えたサービスも多くあります。部屋のサイズや利用料、備品など事前に確認しておくと効果的です。
法人登記の代行サービス
住所貸しとして利用できるバーチャルオフィスでは、法人登記を目的とした利用が多くなります。そのためバーチャルオフィスを提供する会社では法人登記の代行までを請け負ってくれるケースもあります。法人登録の手続きには専門的な知識や準備物の手間もかかるため、起業時にバーチャルオフィスの契約とともに法人登記代行も依頼する企業は少なくありません。
経理・総務サポート
経理や総務のサポートまでも請け負うサービスもあります。起業してビジネスを始めれば、次に重要になる項目は経理や総務、会計業務です。バーチャルオフィス側が提携する税理士や弁護士と顧問契約を結ぶことができるサービスもあるため、効率的に外注することができれば自身は本業に専念できます。
プライベートロッカーの利用
バーチャルオフィスは基本的に登記を目的に住所貸しとして活用することが中心となりますが、中には実際のオフィスとしてプライベートロッカーを利用することもできます。外回り営業の準備場所や、一時的な荷物の預け場所などとして活用することも可能です。
バーチャルオフィスのメリット9選
続いて、バーチャルオフィスのメリットについて紹介していきます。バーチャルオフィスの活用には、主に以下の9つのメリットが挙げられます。
初期費用を抑えることができる
起業したばかりで事務所を借りる場合、敷金や礼金をはじめイニシャルコストは大きな負担となります。また、賃貸には保証金が必要な場合もあり、フリーランスやスタートアップ企業の場合にはこの保証金が高くなる可能性もあります。このような初期費用を抑えた起業を進める上でバーチャルオフィスの活用は効果的です。
低予算でも都心の一等地の住所を借りることができる
また、バーチャルオフィスを活用することで、低予算であったとしても都心の一等地の住所を借りることができます。起業したばかりの頃は、いかに自社の信用を得て商材やサービスを購入・発注してもらうかが重要です。その際、都内の住所という点は信用を得やすい傾向にあります。特に地方が悪いというわけではありませんが、都内の会社なら信用できるという側面は少なからず存在します。そのため、売上向上や利益拡大につなげる上で、都内のバーチャルオフィスを活用しブランディング効果を得るという点もメリットの一つとなるのです。
短期間で導入できる
バーチャルオフィスでは短期間で手続きが完了できるため、急ぎで利用したいケースであってもおすすめです。事務所を借りる手続きには通常数週間程度必要となりますが、バーチャルオフィスであれば最短即日からでも利用可能です。
固定電話やFAX番号の利用が簡単
固定電話やFAX番号の利用も簡単に行うことが可能です。多くのバーチャルオフィスでは固定電話やFAX番号の導入サービスを提供しているため、自身で手続きを行う必要もなく、効率的にビジネスを行うことが可能です。また、あわせて電話受付を代行するサービスも用意されているため、顧客やユーザーからの連絡・応対にも有効活用することができます。
プライバシーの保護ができる
特に女性が一人で起業する場合、自身のプライバシーの確保というのは大きな問題となります。自宅で登記をしてしまうと公然と住所を公開することになり、悪質なストーカーなどの被害にもつながる可能性があります。このようなトラブルを未然に回避するための方法として、バーチャルオフィスを活用するケースも少なくありません。
特定商取引法に基づく表記への対応可能
ECサイトなどを運営している場合、特定商取引の記載は必須となります。ECサイトの住所を自宅住所にしている場合、先述のプライバシーの面でリスクになりかねません。バーチャルオフィスを活用した住所であっても、特定商取引法に基づく表記に記載することが可能です。
法人登記をする際にも対応可能
サービス一覧でも触れたように、バーチャルオフィスの活用は法人登記の際にも対応可能です。起業する上で法人登記は非常に重要な項目ですが、バーチャルオフィスは初期コストの面やブランディング、プライバシー保護などを考慮した上で法人登記できるため効果的です。
利用料を経費計上できるので節税対策になる
バーチャルオフィスを活用する費用は、ビジネスを行う上で必要な経費として全額を計上することが可能です。一般的には賃借料として記帳することができます。バーチャルオフィスの活用には月額費用など一定のコストが必要ですが、これらを経費として計上し、確定申告の際に節税できる点もメリットの一つと言えます。
打ち合わせなどでの利用可能
昨今、テレワーク（リモートワーク）の普及に伴いオンラインでの打ち合わせは増加傾向にありますが、とはいえビジネスを行う上で取引先や担当者と直接打ち合わせを持つ機会は少なくありません。その際に、会議室として利用することも可能なバーチャルオフィスもあります。バーチャルオフィスによって異なりますが、会議室のサービスが用意されていることもあり、打ち合わせ対応に活用でき効果的です。
バーチャルオフィスのデメリット6選
一方で、バーチャルオフィスの活用にはデメリットも存在します。これからバーチャルオフィスの導入を検討している場合には、以下に挙げる6つのデメリットは注意点として押さえておくと良いでしょう。
仕事は別のスペースで行う必要がある
基本的にバーチャルオフィスは住所のみの貸し出しとなり、実際に作業をするスペースの提供は用意されておりません。そのため、日々の業務を遂行するには、別のスペースを用意する必要があります。
融資や開業の要件条件を満たさないことがある
また、バーチャルオフィスの活用は、企業として融資や開業時の条件によっては不利に働く可能性があります。これは、業種業態によっては専用のスペースを持たなければならなかったり、個室を用意する必要があるなど条件が設けられている場合があるからです。そのため、バーチャルオフィスを活用する前には、必ず自社の業種が対応可能なのか確認しておく必要があります。
法人銀行口座を開設できない場合がある
融資と同じく、バーチャルオフィスの活用では法人の銀行口座を開設できない場合もあります。通常、法人口座の開設には健全な事業運営を伝える必要がありますが、犯罪収益移転防止法の影響もあり、バーチャルオフィスは銀行側に怪しまれる傾向が強くなってきています。とはいえ、本人確認や営業実態がしっかりと証明できれば口座開設できる場合もあるので、銀行側に一度確認してみるといいでしょう。
住所を検索されたらバーチャルオフィスであることが分かる
法人登記をバーチャルオフィスで行った場合、インターネットで住所を検索すると自社の住所がバーチャルオフィスであるとすぐに分かってしまいます。都内の住所などパッと見た印象はブランディングに効果的だとしても、その後の調べでバーチャルオフィスと判明した際にマイナス影響を受ける場合もあり得ます。この点は事前に注意が必要です。
どの職種でも利用できるわけではない
融資や口座開設と同じく、バーチャルオフィスの活用は全ての企業に当てはまるわけではありません。バーチャルオフィスを活用しても法人登記できない場合もあります。特に法人登記の際に実態のある事務所や営業所が必要となる業種業態では、開業が難しいでしょう。起業内容をふまえた上でバーチャルオフィスを検討していくことが重要です。
郵便物の受け取りに時間がかかる
多くのバーチャルオフィスでは郵便物の受取サービスを提供していますが、このサービスの流れとしては、一度バーチャルオフィスに届いた荷物を指定した場所に転送する内容となります。そのため、バーチャルオフィスと指定場所によっては郵便物の受取までに時間がかかる可能性もあります。郵便物の内容によってはタイムロスから機会損失やトラブルにつながる可能性もあるため注意が必要です。
バーチャルオフィスの利用に向いている人の職種2選
次に、バーチャルオフィスの利用に向いている人の職種を紹介していきます。デメリットでもふれたように、バーチャルオフィスには業種業態によっては活用が難しい場合もありますが、以下のような業種であれば効果的に活用することが期待できます。
Web・IT系の仕事をしている人
Web・IT系の仕事は、PCとインターネットさえあれば場所を問わずどこでもビジネスができる点が魅力の一つと言えます。そのため、自宅で開業し、法人手続きなどはバーチャルオフィスを活用するケースが少なくありません。フリーランスのエンジニアやWeb制作や広告代理店としてのスタートアップ企業をはじめ、最低限のビジネス用途としてバーチャルオフィスを活用したい企業にとってはおすすめです。
ネットショップやせどりをしている人
ネットショップやせどりをしている人や企業にとってもバーチャルオフィスの活用は効果的です。このような業種の場合、特定商取引法に基づく表記として住所の明記が必須となりますが、バーチャルオフィスではこの設定が可能です。実際に販売する商品に関しては、バーチャルオフィスと物流サービスの併用によって自宅を表記しなくても対応できるため、プライバシー保護の面でも有効活用できます。電話やFAXも転送サービスを活用することで、自宅にいながら効率的にビジネス展開することが可能です。
バーチャルオフィスの料金相場は？
続いて、バーチャルオフィスの料金相場についても紹介していきます。バーチャルオフィスは、立地条件やプランによって異なりますが、月額料金は平均800円～10,000円程度で活用することが可能です。価格重視で比較すれば月額1,000円未満で安く契約することも可能ですが、法人登記できない場合もあるため注意が必要です。自社にとって必要な目的や機能を明確にし、その上で費用も考慮し検討していくと効果的です。
自分に合ったバーチャルオフィスの選び方
料金相場に触れた上で、次にバーチャルオフィスを比較するポイントについても紹介していきます。
個人事業主の増加やニーズの拡大に伴い、バーチャルオフィスも様々登場しています。ただ、バーチャルオフィスを活用する一番の目的は、自宅以外の住所活用とともにコストを大幅に削減することにあるので、費用面から検討していくと効果的です。自社がこれからビジネス展開していく上で最低限用意しておく項目を明確にし、住所やアクセス状況とともに判断するといいでしょう。
また、バーチャルオフィスといえども、一度現地には足を運んで確認しておくと良いです。受付スタッフの対応やオフィスの外観などは、その後のビジネスにも影響を与える可能性があります。安すぎるために質の悪いサービスを受けることもあり得ますので、費用とともに慎重に検討することが重要です。
バーチャルオフィス利用に関するよくある疑問
最後に、バーチャルオフィス利用に関するよくある疑問についてもいくつか紹介していきます。
バーチャルオフィスは怪しがられるのか
そもそも前提として、バーチャルオフィスを活用することに違法性は全くありません。ただ残念なことに、住所貸しを目的とするバーチャルオフィスでは過去に犯罪に活用されたケースがあるため、違法性や怪しいと思われる印象が少なからず存在します。バーチャルオフィスを提供する各社に努力によって少しずつ印象は変わりつつありますが、企業によっては一度マイナスの印象がつくと売上に影響しかねない場合もあります。このような背景があることは、バーチャルオフィス活用の際には十分注意・考慮しておくといいでしょう。
社会保険に加入できないのか
バーチャルオフィスであっても、社会保険や雇用保険の申請・加入は可能です。これは厚生労働省のホームページでも記載されており、バーチャルオフィスだから社会保険に加入できないということはありません。
バーチャルオフィスでの開業は融資が受けにくいのか
デメリットでも一部紹介したように、バーチャルオフィスでの開業は業種業態によっては融資が受けにくくなる可能性が存在します。例えば専用スペースの確保などが条件に含まれている場合には、バーチャルオフィスでは難しい可能性が高まります。そのため、バーチャルオフィスを活用する前には、必ず自社の業種が対応可能なのか確認しておくことが大事です。
渋谷のバーチャルオフィスならCandee.worksがおすすめ
バーチャルオフィスは、個人のフリーランスやスタートアップ企業を中心に、コスト面やビジネス効率化などの面から起業のハードルを大幅に下げられるため、非常に注目されているサービスです。単に起業時の効率化を図る以外にも、都内の一等地を借りるブランディングや、電話・会議室の継続利用など利点が様々あります。一方で、業種業態によっては活用できないなどデメリットも存在しますので、自社の目的や業種などもふまえ注意が必要です。今回紹介した内容も参考に、バーチャルオフィスを効果的に活用していきましょう。様々な機能やサービスを格安で提供しているバーチャルオフィスであれば、Candee.worksがおすすめです。これから独立や起業、副業などをお考えであれば、月額1,500円（税別）から利用できます。渋谷の一等地を住所として活用でき、法人登記も可能です。郵便物転送など各種オプションも多数ご用意しています。また、会社設立前から、設立、設立後までビジネスの成長をサポートを行うサービスもあり、Candee.worksにお任せ頂ければ、安心して格安で法人化をすることができます。
