「バーチャルオフィスを利用したいけど、郵便物の受け取りまで行ってくれるの？」
「バーチャルオフィス宛ての郵便物を自宅まで転送してほしい！」
上記のような疑問・ご要望をお持ちの方も少なくないと思います。
せっかくバーチャルオフィスを利用しても、郵便物を受け取れないとなると何かと不便ですよね。
結論から述べると、バーチャルオフィスで郵便物を受け取ることは可能です。
ただし、郵便物の受け取りサービスを利用する際は、各種注意点も生じてきます。
そこで本記事では、バーチャルオフィスの郵便物の受け取りについて詳しく解説していきます。
バーチャルオフィスで郵便物の受け取りを利用したい方は、ぜひ最後までご覧になってください。
バーチャルオフィスでは郵送物を受け取ってくれる
バーチャルオフィスでは、郵便物・郵送物を受け取ってくれます。
郵便BOXが設置されているところもあれば、受付で郵便物・郵送物の対応を行ってくれるバーチャルオフィスもあるので、安心して郵便物・郵送物の受け取りを行うことが可能です。
ただし、郵便物・郵送物の受け取りを別途有料オプションとして設定しているバーチャルオフィスも一部見られます。
有料オプションの場合は、オプション利用を申し込まないと郵便物・郵送物の受け取りができないので注意してください。
バーチャルオフィスの郵送物サービスの内容を確認
バーチャルオフィスの郵送物受け取りサービスを利用する際は、サービス内容について事前に確認しておきましょう。
特に下記の項目について、サービス内容を詳しくチェックすることをおすすめします。
・どんなものを受け取ってもらえるのか
・料金体系はどうなっているのか
・届いた郵送物を確認することはできるのか
・どのくらいの頻度で転送してくれるのか
・バーチャルオフィスの窓口で郵送物の受け取りができるのか
どんなものを受け取ってもらえるのか
まずは、郵送物サービスでどのようなものを受け取ってくれるのか確認しましょう。
書類関係は基本的に問題なく受け取ってもらえるケースが多いですが、大型の荷物になると受け取りが不可となることもあります。
またバーチャルオフィス先の住所で受け取りできても、転送には非対応となる郵便物が設けられているケースも少なからず見られます。
日頃よく届く郵送物・郵便物をバーチャルオフィスで受け取ってもらえるか、必ずチェックするようにしてください。
料金体系はどうなっているのか
郵便物・郵送物の受け取りサービスの料金体系についても確認しておきましょう。
郵送物の受け取りを有料オプションとして設定している場合、郵便物・郵送物の種類によって料金が異なるケースが見られます。
また、郵便BOXでの対応か、受付での対応なのかによっても料金体系が変わることが多いです。
バーチャルオフィスによって郵便物・郵送物受け取りの料金体系は異なりますので、バーチャルオフィスごとに比較することがおすすめです。
届いた郵送物を確認することはできるのか
届いた郵送物の内容を確認できるかどうかも要チェックです。
バーチャルオフィスによっては、郵送物が届いたタイミングで郵送物の内容をメールで通知してくれるところもあります。
重要書類の場合、早急な対応が必要なケースも少なくありません。
郵送物の内容を通知してもらえば、内容によってすぐに対応することが可能です。
対応期限を超過してしまう心配もなく、安心して郵便物の管理を行えます。
どのくらいの頻度で転送してくれるのか
どのくらいの頻度で転送してくれるのかも確認しておきましょう。
転送の頻度はバーチャルオフィスによって様々です。
1週間に1回転送してくれるバーチャルオフィスもあれば、2週間に1回ほどの転送となっているところもあります。
転送の頻度が少ないと、書類内容の確認や各種対応に時間を要してしまう可能性があります。
確認・対応をスムーズに行うためにも、可能な限り転送頻度が多いバーチャルオフィスを利用するのがおすすめです。
バーチャルオフィスの窓口で郵送物の受け取りができるのか
バーチャルオフィスの窓口で郵送物の受け取りができるのかどうかも要確認です。
窓口対応があれば、書留や速達の郵便物・郵送物も問題なく受け取りができます。
また窓口対応があるバーチャルオフィスは、郵便物・郵送物の誘致サービスも合わせて提供しているケースが多いです。
安全かつ着実に郵便物を受け取ってもらいたい場合は、窓口対応のあるバーチャルオフィスを利用するのが良いでしょう。
そもそもバーチャルオフィスと私書箱は何が違うのか
バーチャルオフィスと混同しやすいのが「私書箱」です。
両者は、厳密にいうと、サービス内容面での違いがあります。
まずバーチャルオフィスの場合は、基本的に「住所・電話番号」を借りるサービスです。
郵便物の受け取り・転送は、これらに付随する「オプションサービス」という位置づけとなっています。
これに対して私書箱は、「郵便物の受け取り・転送」がメインのサービスです。
私書箱では住所・電話番号を借りることはできません。
あくまでも「郵便物を受け取る場所」を借りる形となります。
自社用の住所・電話番号を借りつつ郵便物の受け取り・転送まで行ってもらいたい場合は、バーチャルオフィスの利用が断然おすすめです。
バーチャルオフィスで郵送物サービスを活用する際の注意点
バーチャルオフィスで郵送物サービスを活用する際は、下記の点に注意するようにしましょう。
・バーチャルオフィスの料金体系を細かく確認する
・郵送物が届く頻度を計算しておく
・受け取りが可能なものを確認
バーチャルオフィスの料金体系を細かく確認する
まずはバーチャルオフィスの料金体系を細かく確認しておきましょう。
料金体系はバーチャルオフィスによって様々です。
月額数千円ほどの料金体系のところもあれば、月に数百円ほどの料金となっているバーチャルオフィスもあります。
ただし月額の基本料金が格安なバーチャルオフィスの場合、郵便物・郵送物の受け取りオプションが高額で設定されているケースも少なくありません。
オプションを利用した結果、月額数千円のバーチャルオフィスとトータルのコストが変わらないということもあるので、注意してください。
郵送物が届く頻度を計算しておく
郵送物が届く頻度について、事前に計算して確認しておきましょう。
届く郵便物の数が多い場合は、転送頻度が高いバーチャルオフィスを利用したほうが郵送物の確認漏れを防ぎやすいです。
反対に、届く郵送物がそこまで多くなければ、転送頻度が少ないバーチャルオフィスを利用しても問題ありません。
バーチャルオフィスによっては、転送頻度ごとに転送サービスを区分けしているところもあります。
郵送物が届く頻度を踏まえて、最適な転送サービスを選ぶようにしましょう。
受け取りが可能なものを確認
受け取りが可能な郵送物・郵便物の種類についても要チェックです。
書類以外の郵送物が届く頻度が多いと、郵便BOXのみでの対応では難しいケースが多くなります。
また受付対応が可能なバーチャルオフィスでも、受け取りが可能な郵送物が指定されている可能性があります。
郵送される頻度の多いものに対応したバーチャルオフィスを選べば、安心して郵送物を受け取ることが可能です。
バーチャルオフィスに正式に登録する前に、受け取り可能な郵送物に関して詳細を確認しておきましょう。
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