起業してビジネス拡大を狙うのであれば、自宅ではなく事務所を構えて展開することが求められます。そこで注目されているのがバーチャルオフィスの活用です。バーチャルオフィスは、起業時の初期コストを抑え業務効率化だけでなくブランディング効果が期待できることから、主要都市圏だけでなく地方エリアでも活用の幅が広まりつつあります。特に都内では多くのバーチャルオフィスがひしめき合っています。このような中で、「バーチャルオフィスは何を基準に選んだらいいのか分からない」「バーチャルオフィスを選定するポイントは？」などと悩まれる方も少なくありません。そこで今回は、バーチャルオフィスを効率的に選定する方法とともに注意点もあわせて紹介していきます。
自分に合ったバーチャルオフィスの選び方10選
これから起業して新たなビジネスを展開していくにあたり、バーチャルオフィスは非常に効果的です。コスト面だけでなく日々の業務の効率化や会議室としての活用、ブランディングなど活用するサービスによって様々なメリットが受けられます。とはいえ、自社にとって適切なバーチャルオフィスを選ばなければ、効果を最大化することはできません。自社に合ったバーチャルオフィスを選ぶには、以下の10個のポイントを押さえておくことが大事です。
初期費用がかかるのか
バーチャルオフィスの一番の目的は、コストを抑えた事務所の活用にあります。特に初期費用は、スタートアップ企業にとって安いに越したことはありません。バーチャルオフィスの料金は提供会社によって異なりますが、基本的に初期費用は無料という会社が多いです。
月額料金がどのくらいかかるのか
初期費用だけでなく月額料金がどれほどかかるのかも併せて比較検討していく必要があります。バーチャルオフィスの月額料金は、500円前後から数万円までと幅広いです。
また同じような価格帯でも、運営会社によりサービスの種類や質が異なります。
月額料金が同じ場合でも、サービスにどの程度の違いがあるのかを把握しておく必要があるでしょう。
登録される住所はどこになるのか
バーチャルオフィスは、都内の一等地の住所を会社の住所として活用できることがメリットの一つとして挙げられます。都内の住所は企業のブランディングとしても有効です。ただ都内と一口にいっても幅広く、渋谷や新宿、銀座、品川、上野など「都内のどこなのか」によっても印象は異なります。自社の商材やサービスの特性を把握し、見込顧客やターゲットユーザーに対して信用や魅力を与えられる住所なのかを検討すると良いでしょう。
営業時間は何時から何時までなのか
バーチャルオフィスを住所貸しだけでなく会議室など打ち合わせとしても利用する場合には、実際の営業時間を把握しておくことも重要です。急な打ち合わせで会議室を利用したいと思っても、営業時間外であれば利用できないことも起こり得ます。電話対応なども、オペレーターが対応できる時間を把握しておかなければ機会損失やトラブルにもつながりかねません。営業時間や問合せ可能な時間は必ず事前に把握しておくと効果的です。
受付の印象はいいか
バーチャルオフィスの中には、必ずしも受付がいるわけではなく無人のサービスも存在します。単に住所貸しを目的とした利用であれば問題はありませんが、クライアントや担当者が突然アポなしで来訪する可能性がある業種業態の場合、対応できない可能性も充分に起こり得ます。また、有人の場合には受付の印象が良いか悪いかも導入時の比較材料となります。臨機応変に対応頂けるのか、不親切な印象を与えないかなど、先ほどの営業時間とともに確認しておくことをおすすめします。
運営している会社が安心できるか
バーチャルオフィスを運営している会社の信頼度も重要な比較ポイントと言えます。中長期的な活用を目的に契約したとしても、万が一運営会社が潰れてしまえば一から再度住所を登録しなければなりません。住所が変わることで自社の信用が失われる可能性も高まります。比較検討の際には、バーチャルオフィスの運営会社の資本金や経営状況、口コミなども参考に、安心して依頼できるか検討すると良いでしょう。
契約前の審査があるか
バーチャルオフィスの運営会社を選定する上で信頼性や安全性を重視するならには、契約前に審査があるかどうかも判断材料となります。バーチャルオフィスを利用するにあたって審査が簡単な場合、反社会的勢力や詐欺会社なども審査通過してしまう可能性があります。一方で審査が厳しいバーチャルオフィスでは、法令を守り、総務省や警察庁等の指導をよく聞き入れて厳格な審査をしている可能性が高いため、安心して申し込み・活用することができます。
経理や総務サポートがあるか
バーチャルオフィスでは、住所貸しや郵送物の発送以外にも、電話代行や秘書代行、印刷業務といった様々なサポートがオプションとしてついているケースも多いです。その中でも経理や総務のサポートがあるか確認しておくと、後々大きなメリットにつながるでしょう。起業すると、日々の業務以外に経理や総務といった業務が欠かせません。特に、バーチャルオフィスにかかる費用は経費計上できるため、節税につなげることも可能です。これらをまとめてバーチャルオフィスで代行できれば、効率的に自社のビジネスに専念することができるのです。
会議室やレンタルスペースがあるか
自社の商材やサービスにおいて取引先や提携会社との打合せが頻繁に必要である場合、会議室やレンタルスペースが完備されたバーチャルオフィスを選ぶことも有効です。昨今ではオンラインでの会議が主流になりつつありますが、それでも対面の打合せはまだまだ起こり得ます。先述の営業時間の確認に加え、会議室やレンタルスペースの利用に関しても事前に把握しておくと良いでしょう。
契約期間はどのくらい必要なのか
バーチャルオフィスを利用するにあたり提供会社と利用契約を結ぶ必要がありますが、その際に利用期間に関してもしっかりと確認しておくことをおすすめします。特に最低契約期間や更新、解約における事前の通知期間などの条件を把握しておくことは重要です。提供会社によっては解約は半年前に連絡する必要があったり、途中解約には違約金が発生する場合もあります。自社の契約期間の目途をあらかじめ把握した上で、契約と更新、解約の条件を確認しておきましょう。
バーチャルオフィス選びで失敗しないための対策
続いて、バーチャルオフィスを選ぶ上で失敗しないための対策方法についても紹介していきます。
オフィス見学をする
まず、事前にオフィスを見学することが、バーチャルオフィスを選ぶ上で重要なポイントです。インターネットで確認していたとしても、実際に現地を訪問してみると印象が違うことも多々あります。駅からの距離や外観、受付があれば担当者の印象など、契約する以上は実際に見て判断することが重要です。会議室やレンタルスペースを活用する場合には、部屋の広さや備品の有無なども併せて確認しておくと良いでしょう。
金額だけで選ばない
次に重要なのが、金額だけで選ばないという点です。スタートアップ企業の場合にはどうしても費用は注目すべき要素となりますが、安さを追求するあまり提供されるサービス内容を二の次にしてしまうと、二度手間やトラブルの原因にもなりかねません。また、初期費用や月額料金が安かったとしても、自社にとって必須の項目が全てオプション費用であれば、結果的にトータルコストが高くなってしまう可能性もあります。無駄なコストを軽減し、必要な項目を安く契約していくためには、バーチャルオフィスを選ぶにあたっての目的や必要項目を事前に明確化しておくことが求められます。
バーチャルオフィスに関するよくある質問
最後に、バーチャルオフィス利用に関するよくある疑問についてもいくつか紹介していきます。
どんな人におすすめなのか
バーチャルオフィスは、業種業態によっては活用が難しい場合もありますが、一方でマッチした業種であれば効果的な活用が期待できます。なかでも、Web・IT系の企業やEC・せどりを行う業種は、バーチャルオフィスの活用をおすすめしたい業種業態です。Web・IT系の企業はPCひとつで仕事ができ、他社との会議体も少ないため、住所貸しを目的としたバーチャルオフィスが適しています。また、EC・せどりを行う業種は、バーチャルオフィスにて特定商取引法に基づく表記をに対応しているため、物流サービスと連携した運用を行えば効率的にバーチャルオフィスを活用することができます。
どのバーチャルオフィスでも法人登記できるのか
必ずしも全ての企業がバーチャルオフィスを通して法人登記できるわけではありません。融資や口座開設と同様に、バーチャルオフィスを活用した法人登記には審査・条件が存在する場合があります。例えば、実態のある事務所や営業所が必要となる業種業態の場合、バーチャルオフィスでは法人登記することができません。自社の内容をふまえながらバーチャルオフィスを検討していくことが重要です。
バーチャルオフィスでトラブルに巻き込まれることはあるのか
バーチャルオフィスを活用すること自体に違法性は全くありません。ただ、残念なことに住所貸しを目的とするバーチャルオフィスでは、過去に犯罪に活用されたケースが少なからず存在します。実際に「犯罪収益移転防止法」というものもあるほど、バーチャルオフィスは外部から厳しく見られる傾向にあるのです。とはいえ、選び方の中でもふれたように、事前の審査を厳しく設けているバーチャルオフィスであればトラブルに巻き込まれるリスクも少なく、安心して活用することが可能です。
渋谷のバーチャルオフィスならCandee.worksがおすすめ
コスト面を中心に効率的に起業に活用できるバーチャルオフィスは、スタートアップ企業を中心に注目度が高まっています。とはいえしっかりと選定したオフィスでなければ、無駄にコストを支払うだけで終わってしまったり、二度手間やトラブルにつながる可能性も高まります。今回紹介した内容も参考に、自社にとって有効なバーチャルオフィスの選定につなげていきましょう。
様々な機能やサービスを格安で提供しているCandee.worksは、渋谷でバーチャルオフィスをお考えの方にはおすすめです。
初期費用無料
Candee.worksでは、バーチャルオフィスにかかる初期費用は無料ですので、フリーランスやスタートアップ企業を中心に多くの実績がございます。顧客満足度も高く、2019年から2022年の「バーチャルオフィス部門」にて「人気」「顧客利用満足度」「価格満足度」No.1に選ばれています。
月額1,500円（税別）と格安
月額費用も1,500円（税別）～と格安なプランが多数用意されています。契約期間は1ヵ月から可能で、解約金もかかりません。
法人登記可能
格安プランであっても提供されるサポートは充実しています。法人登記も可能です。また、住所利用以外にも郵便物は毎週末に指定場所に転送するサービスが込みとなります。
一等地の住所を借りることができる
東京都内でも有数のオフィス街である渋谷区（神宮前）の住所を借りることができます。名刺に都内の住所を記載することもできるため、ブランディングとしても有効です。
総務業務のサポート
その他、総務業務のサポートも提供しています。無人のバーチャルオフィスサービスが多い中、Candee.worksではスタッフが常駐なのでお客様にご好評いただいております。
会社設立サポート
会社設立前から、設立、設立後までビジネスの成長をサポートを行うサービスもあり、Candee.worksにお任せいただければ、格安で法人化も叶います。 住所貸しから法人登記のサポート、その後の運営まで一気通貫して支援をしているので、初めて会社を設立するという方でも、安心して会社設立をすることができます。
